Assistant(e) administratif(ive) (H/F) - Istres

L’assistant(e) administratif(ive) assiste l'ensemble de la Direction Régionale (Directeur et services supports) dans l'organisation et la préparation du travail au quotidien.

Missions principales :

Secrétariat de l’agence :

• Rédaction de courriers ;

• Préparation de dossiers ;

• Traitement et dispatching du courrier et courriel ;

• Diffusion des notes internes ;

• Classement ;

• Gestion des commandes et facturation client le cas échéant, sous le logiciel SAP ;

• Suivi des factures.

Gestion du personnel :

• Saisie et contrôle des prépaies ;

• Suivi des arrêts maladies, avances et acomptes ;

• Suivi, prise de rendez-vous des visites médicales ;

• Réception et suivi des notes de frais ;

• Est amené(e) à déclarer les accidents du travail ;

• Peut être amené(e) à participer à l’intégrer les nouveaux salariés.

Accueil :

• Réception et filtrage des appels ;

• Accueil physique des visiteurs, prestataires ou clients…

Logistique de l’agence :

• Gestion des stocks et des commandes de fournitures de bureau ainsi que des consommables (informatiques et autres) ;

• Suivi de l’entretien des véhicules de service ;

• Suivi des contrats de maintenance des équipements (photocopieurs, ...) en relation avec le service Achat.

Gestion des agendas :

• Peut être amené(e) à prendre des rendez-vous ;

• Peut être amené(e) à organiser des réunions ;

• Peut être amené(e) à organiser des déplacements (transport, hébergement …).

La liste des missions énoncées ci-dessus n’est pas exhaustive. Elle pourra évoluer en fonction des besoins du service et des opportunités.

En parallèle, en appui du planificateur régional/de la planificatrice régionale, met en adéquation les ressources en personnel opérationnel avec les besoins prévisionnels de l’activité EUROPORTE France sur le périmètre régional.

Niveau scolaire souhaité : BAC à BAC +2 assistant(e) de direction.

Une expérience d’au moins 2 ans dans le secrétariat ou l’assistanat serait un plus.