ASSISTANT(E) DE DIRECTION

GETLINK SE recherche un(e) assistant(e) de direction basé(e) à Paris (75).

Contexte :

En support au Pôle Juridique Corporate et à la de la Direction de la Communication, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) de direction H/F,

Description du poste :

L'assistant(e) de direction contribuera au fonctionnement et à l’organisation de l’activité des 2 départements (70% Pôle Coporate, 30% Direction de la Communication) , en prenant en charge différentes tâches :

·       Assister dans la logistique de l’Assemblée générale, des réunions du conseil d’administration de la société cotée et des comités spécialisés : comité d’audit, comité des nominations et des rémunérations et comité éthique et RSE ; organiser et gérer la logistique des réunions et les déplacements en France et à l’étranger ; être sur place un soutien logistique ; créer et suivre notes de frais en France et à l’étranger ; gérer le calendrier annuel, des agendas et organiser des réunions ; accueillir les nouveaux arrivants ; mettre à jour les SharePoint ;

·       Assurer l’assistanat des 2 départements : gestion des agendas, organisation de réunions ; calendrier, organisation de réunions, organiser également les rendez-vous et les déplacements, gérer le courrier ; suivi administratif et gestion des achats (réquisitions, suivi règlement des factures) des missions ci-dessus ;

·       Back-Office ; Ouverture des comptes fournisseurs auprès du service comptabilité du Groupe ; Saisie des commandes sur SAP ; création et réception des bons de commande dans SAP, suivi des budgets en relation avec le service comptabilité du Groupe, envoi et réception des factures 

·       Gérer, classer, et archiver les dossiers ; recueillir des informations et les transmettre aux intéressés ;

·       Vous avez une expérience réussie d’au moins 5 ans sur un poste d’Assistant(e)

·       Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités organisationnelles et relationnelles mais également pour votre dynamisme, votre rigueur et votre réactivité

·       Vous maitrisez parfaitement les techniques de secrétariat général et les outils bureautiques, tels le Pack Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), vous avez une maitrise du logiciel SAP que vous avez utilisé lors de vos expériences passées.

·       Vous avez le sens du service et portez une grande attention à la confidentialité ; Vous savez être méthodique, avez le sens de l’organisation et l’esprit d’initiative 

·       Vous êtes reconnue pour votre curiosité d’esprit

·       Vous êtes agile dans votre gestion du temps, des priorités et des relations ; Vous êtes capable de travailler dans des délais serrés

·       Vous avez démontré des aptitudes rédactionnelles et des compétences en communication écrite et verbale

·       Anglais courant indispensable